Każdy przedsiębiorca w mniejszym lub większym stopniu boryka się z nieterminowymi płatnościami lub niezapłaconymi fakturami. Wiedza w zakresie prowadzenia windykacji należności jest zatem niezbędna w każdej branży, przynajmniej w minimalnym stopniu. Część firm nie podejmuje działań zmierzających do odzyskania należności z uwagi na ich kosztowność i małą szansę skutecznej egzekucji. W praktyce jednak, wiele długów jest spłacanych na etapie przedsądowym, który przedsiębiorcę może kosztować… nawet kilkanaście złotych. W dzisiejszym artykule napiszę o wezwaniu do zapłaty jako sposobie na windykację należności. Wskażę również, czy wysłanie wezwania do zapłaty jest konieczne?
Czy warto wysyłać wezwanie do zapłaty do dłużnika?
Już ze wstępu można wywnioskować, że zawsze warto skierować do dłużnika oficjalne pismo zatytułowane „przedsądowe wezwanie do zapłaty”. Dlaczego? Powodów jest co najmniej kilka:
- Niskie koszty. Sporządzenie wezwania do zapłaty nie wiąże się z dużymi nakładami czasu lub kosztów, nawet jeżeli zlecisz to zadanie adwokatowi (z reguły wezwania sporządzone przez kancelarię mają większą skuteczność, niż te sporządzane przez samego przedsiębiorcę). Warto zatem wysłać takie pismo do swojego dłużnika. W najgorszym razie stracisz kilkanaście złotych, które musiałeś zapłacić na poczcie, a istnieje duża szansa, że dłużnik spłaci zobowiązanie.
- Potwierdzenie (uznanie) długu. Może się zdarzyć, że dłużnik po odebraniu wezwania, odezwie się do Ciebie i powiadomi, że wie o długu i spłaci go, jak odzyska płynność finansową. Choć Twoja należność dalej nie będzie spłacona, to dłużnik w tym momencie dokonał tzw. uznania długu. To sytuacja, w której dłużnik oświadcza, że ma świadomość istniejącego zadłużenia. To z kolei ma dla Ciebie duże znaczenie w kontekście odzyskiwania pieniędzy w ramach sądowej windykacji należności. Jeżeli dysponujesz dokumentem (choćby kopią wiadomości e-mail), w której dłużnik potwierdził, że wie o długu, sprawę możesz skierować na drogę postępowania nakazowego (które z reguły jest szybsze i tańsze). Dodatkowo uznanie długu sprawia, że bieg przedawnienia przerywa się i biegnie od nowa.
- Sprawdzenie danych dłużnika. Jeżeli wyślesz wezwanie do zapłaty za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (a tak powinieneś właśnie zrobić) i dłużnik odbierze je osobiście, będziesz wiedział, że na pewno mieszka pod tym adresem. To ważne w kontekście ewentualnej sprawy sądowej, do której będziesz potrzebował aktualnego adresu zamieszkania dłużnika. Jeżeli zaś korespondencja wróci z adnotacją „adresat wyprowadził się”, będziesz mógł zawczasu podjąć działania zmierzające ku ustaleniu nowego adresu dłużnika.
- Motywacja do spłaty. W wezwaniu do zapłaty warto wyszczególnić, obok należności głównej, odsetki, które rosną z każdym dniem. Często fakt, że zadłużenie nieustannie wzrasta sprawia, że dłużnik postanawia jak najszybciej spłacić zaległość.
Czy wysłanie wezwania do zapłaty jest konieczne?
Jak wskazałem powyżej, z pewnością warto wysłać wezwanie do zapłaty. W niektórych przypadkach jest to nawet konieczne. W sytuacji, gdy strony umowy nie wskazały terminu zapłaty, wezwanie do niej informuje drugą stronę o płatności. Przy takich zobowiązaniach wezwanie do zapłaty (choćby w formie e-mailowej) jest obowiązkowe, aby określić termin spłaty należności.
Istnieją również sytuacje, w których przepisy prawa wskazują, że przed postępowaniem sądowym, należy spróbować rozwiązać spór polubownie. To oznacza nic innego, jak wezwać dłużnika do zapłaty zaległości. Chodzi tu szczególnie o 2 przypadki:
- W momencie składania pozwu w EPU (elektroniczne postępowanie upominawcze) należy wskazać, jakie próby polubownego rozwiązania sporu zostały podjęte przez powoda przed wszczęciem postępowania sądowego.
- KPC (Kodeks Postępowania Cywilnego) stanowi, że składając pozew (w trybie „papierowym”) należy wskazać, czy strony sporu podjęły już próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu. Jeżeli takich prób nie było, należy wskazać dlaczego.
Brak podania powyższych informacji wprawdzie nie skutkuje zwrotem pozwu, czy oddaleniem powództwa. Niemniej jednak przesądowe działania powoda (wierzyciela) mogą mieć duże znaczenie w kontekście rozpatrywania sporu w sądzie. Szczególnie, gdy sprawa nie jest jednoznaczna.
Elementy wezwania do zapłaty – czy wysłanie wezwania do zapłaty jest konieczne
Każde wezwanie do zapłaty może różnić się pewnymi szczegółami i układem graficznym. Z reguły jednak takie pisma są bardzo podobne, jeżeli chodzi o ich treść. Jako konieczne elementy wezwania do zapłaty wskazałbym:
- datę i miejsce jego sporządzenia,
- dokładne dane dłużnika i wierzyciela,
- podstawę prawną dochodzonej należności (np. umowa/faktura/ustalenia e-mailowe),
- szczegółowo wyliczoną kwotę zaległości (z podziałem na należność główną i odsetki),
- termin spłaty długu (należy wprost wskazać, ile dni na zapłatę od momentu otrzymania wezwania ma Twój dłużnik),
- numer konta bankowego do spłaty,
- konsekwencje braku uregulowania długu w ww. terminie (w tym miejscu powinieneś napisać, że brak wpłaty w określonym terminie będzie skutkował wstąpieniem na drogę postępowania sądowego),
- podpis/ pieczęć wierzyciela.
Kiedy i jak wysłać wezwanie do zapłaty?
Jak już pisałem wyżej, wezwanie do zapłaty należy wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu dostaniesz informację zwrotną z dokładną datą odebrania pisma przez dłużnika. Z łatwością wyliczysz wtedy, do kiedy dłużnik może zapłacić i którego dnia możesz podjąć dalsze kroki tj. przygotować pozew do sądu.
Jeżeli chodzi o to, kiedy wysyłać wezwanie do zapłaty, sugeruję to zrobić jak najszybciej. Od razu po tym, jak dłużnik przekroczy termin na swoją płatność. Mówiąc bardziej prawniczo, wezwanie do zapłaty należy wysłać w pierwszy dzień wymagalności roszczenia. Jest to dzień następujący po terminie płatności, czyli kolejny dzień po dacie płatności z faktury.
