Windykcja należności to bez wątpienia złożony proces. Aby odzyskać pieniądze od kontrahenta należy najpierw rozpocząć działania polubowne, potem skierować sprawę sądu, a na końcu najczęściej złożyć wniosek o egzekucję do komornika. Do tego dochodzą jeszcze różnorakie kwestie formalne oraz dowodowe. I właśnie na nich chcę skupić się w dzisiejszym artykule. Odpowiem w nim na pytanie: czy musisz posiadać fakturę (podpisaną przez kontrahenta), aby skutecznie dochodzić od niego należności? A nawet, czy w ogóle musisz zawrzeć z nim umowę, aby skutecznie odzyskać pieniądze w sądzie (u komornika)?
Najlepsza sytuacja, czyli umowa i faktura podpisana przez kontrahenta
Najpierw po krótce opiszę przypadek, w którym dysponujesz zarówno umową z kontrahentem, jak i wystawioną fakturą. Załóżmy, że dodatkowo fakturę dostarczyłeś kontrahentowi, a on ją podpisał i oddał Ci podpisaną kopię. Bez dwóch zdań, taka sytuacja jest bardzo korzystna dla Ciebie, jako wierzyciela. W sytuacji, gdy kontrahent będzie opóźniał się z płatnością, a wezwania do zapłaty nie będą skutkowały, możesz wnieść pozew do sądu o wydanie nakazu zapłaty. Dysponując podpisaną umową oraz fakturą, sąd raczej nie ma innej możliwości – niż nakazać dłużnikowi zapłaty dochodzonej przez Ciebie kwoty.
W kolejnych akapitach opisywać będę coraz mniej korzystne sytuacje z perspektywy dochodzenia należności.
A co jeśli na fakturze nie ma podpisu?
Podpis na fakturze oznacza, że Twój dłużnik uznał dług. Ma zatem świadomość swojego zadłużenia, a co za tym idzie – windykacja należności w takim przypadku jest nieskomplikowana. Bądźmy jednak realistami. Rzadko zdarza się, że kontrahent „oddaje” nam podpisaną kopię faktury. Najczęściej zatem do sądu kierujemy pozew z umową oraz fakturą bez podpisu. Co w takiej sytuacji? Czy Twój dłużnik może wskazać, że nie wiedział o fakturze, nigdy jej nie widział, i że Twoje żądania są bezzasadne? Może, ale w takiej sytuacji raczej nic mu to nie da. Dlaczego? Po pierwsze masz podpisaną umowę, a po drugie powinieneś dysponować potwierdzeniem odbioru przez dłużnika wezwania do zapłaty (do którego należy dołączyć fakturę).
Więcej o wezwaniu do zapłaty pisałem tutaj: Czy wysłanie wezwania do zapłaty jest konieczne?
Niedoręczona faktura
Może się jednak zdarzyć, że z jakichś powodów nie możesz udowodnić, że faktura została dotarczona Twojemu kotrahentowi. Na szczęście nic straconego. Dalej dysponujesz umową, którą podpisał kontrahent. Faktura to jedynie dokument księgowo-podatkowy i brak jego doręczenia nie przesądza o braku możliwości dochodzenia należności. Twój dłużnik może jednak wskazać, że nie zapłacił właśnie dlatego, że nie otrzymał jeszcze faktury. W praktyce takie sytuacje zdarzają się często. Załóżmy, że w umowie jest postanowienie o tym, że płatność wynagrodzenia nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej w terminie 7 dni od zrealizowania usługi. Jednakże po jej realizacji faktura albo nie zostaje wystawiona, albo nie zostaje doręczona do kontrahenta. Czy z tego powodu może on unikać zapłaty? Nie. W tym zakresie możęmy znaleźć orzeczenia sądowe, które wprost wskazują, że strony umowy powinny być wobec siebie lojalne. Co to oznacza? W tym konkretnym przypadku to, że jeżeli usługa została wykonana, a faktura nie wystawiona/doręczona zgodnie z postanowieniami umowy, to strona umowy powinna o tym poinformować drugą stronę. Krótko mowiąc: jeżeli ktoś miał Ci dostarczyć fakturę, ale nie dostałeś jej i dlatego zwlekasz z płatnością, powinieneś zwrócić się do niego i mu o tym przypomnieć. Bierne czekanie nie sprawi, że obowiązek zapłaty zniknie.
Brak podpisanej umowy a dochodzenie należności
Teraz przechodzimy do meritum, czyli sytuacji, w której nie zawarłeś z kontrahentem umowy, lub jej nie podpisaliście. Jednakże usługa została zrealizowana i czekasz teraz na wynagrodzenie, a kontrahent unika uregulowania należności. Czy z taką sprawą można iść do sądu? Oczywiście, że tak. Już tłumaczę dlaczego. Sąd, rozpatrując sprawę o zapłatę, przede wszystkim bada to, czy usługa została faktycznie wykonana. Teoretycznie zatem możesz nie posiadać ani umowy, ani faktury, aby skutecznie przeprowadzić windykację należności.
Jakieś dokumenty (dowody) jednak w sądzie przedstawić musisz.
Bez wątpienia w sądzie należy udowodnić, że istnieje stosunek prawny (zobowiązaniowy) między powodem, a pozwanym. Aby to wykazać nie trzeba mieć podpisanej umowy. Czasem wystarczą ustalenia e-mailowe, czy SMS-owe. W przypadku zawarcia umowy ustnej dowodzenie jest trudniejsze, ale nie wyklucza sądowego dochodzenia należności. Mamy bowiem jeszcze zeznania świadków, czy inne dowody. Najważniejszym dowodem jednak wydaje się być ten, który wykaże, że usługa faktycznie została wykonana, np. w przypadku dostawy towarów – potwierdzenie jej odbioru.
Może zatem nie być umowy, ani faktury (z różnych powodów), a zapłata i tak się należy. Oczywiście pomijam sytuację, w których kontrahent kwestionuje wykonanie przedmiotu umowy, bądź wskazuje, że umowa została wykonana nieprawidłowo.
Czy trzeba mieć fakturę, aby dochodzić należności – podsumowanie
Jak widzisz, brak faktury, a nawet podpisanej umowy nie przekreśla szansy na skuteczne odzyskanie należności od swojego kontrahenta. Niemniej jednak warto posiadać te dokumenty, bowiem bezsprzcznie przyspieszą one procedowanie sprawy i zwiększą szansę na uzyskanie korzystnego orzeczenia sądowego. Następnym razem, gdy będziesz się zastanawiał, czy jest sens kierować sprawę o zapłatę do sądu nie zadawaj sobie pytania: czy trzeba mieć fakturę, aby dochodzić należności. Zastanów się natomiast, czy masz dowody potwierdzające fakt wykonania przedmiotu umowy.
