Jak napisać pozew o zapłatę?

Gdy windykacja polubowna (przedsądowa) nie przynosi efektów, czas napisać pozew o zapłatę. Tylko jak to zrobić? Wiele osób uważa, że napisanie pisma procesowego to niełatwa sprawa. Zazwyczaj faktycznie tak jest. Jednakże poziom trudności napisania pozwu o zapłatę zależy od wielu czynników. Chodzi tu m.in. o podstawę prawną roszczenia, wysokość dochodzonej należności, czy liczbę dowodów. Uważam jednak, że przy prostych roszczeniach, opierających się np. na wystawionej fakturze, wystarczy trzymać się kilku wskazówek, aby napisać skuteczny pozew o zapłatę. Jeżeli zatem zastanawiasz się, jak napisać pozew o zapłatę, zapraszam do lektury.

Od czego zacząć pisanie pozwu o zapłatę?

Na początku zbierz wszystkie dokumenty i informacje, które mogą w sądzie poprzeć Twoje stanowisko. Zapisz na komputerze w 1 pliku, lub od razu wydrukuj:

• umowę zawartą z kontrahentem,
• aneksy do umowy, jeżeli były zawierane
• wszelkie ustalenia e-mailowe, czy telefoniczne (w razie konieczności również bilingi rozmów),
• wezwanie do zapłaty (wraz z potwierdzeniem doręczenia)
• wystawioną fakturę lub rachunek,
• potwierdzenie odbioru towaru, czy wykonania usługi oraz
• wszystkie inne dokumenty, które mogą potwierdzić Twoje twierdzenia, które zawrzesz w pozwie o zapłatę.

Kolejny krok – dane kontrahenta

W przypadku stosunków między przedsiębiorcami, sprawa jest prosta. Musisz wyszukać swojego kontrahenta w CEIDG lub KRS i spisać jego dane oraz adres. W przypadku, gdy dysponujesz kilkoma adresami, należy wybrać adres do korespondencji, który znajdziesz w odpowiedniej rubryce w CEIDG.

Jeżeli przysługuje Ci wierzytelność od osoby fizycznej, zadanie jest nieco utrudnione. Przykładowo w ramach EPU powinieneś podać PESEL pozwanego, składając pozew. W sytuacji, gdy go nie posiadasz, możesz o niego wystąpić o dane z rejestru PESEL do MSWiA. Nie zawsze jednak MSWiA jest w stanie odnaleźć PESEL dłużnika po podaniu przez Ciebie podstawowych danych. Pamiętaj zatem, że jeżeli podpisujesz umowę z osobą fizyczną, potrzebujesz jej PESEL (to dużo ważniejsze, niż nr dowodu osobistego). Na szczęście, w pozostałych trybach postępowania, nie musisz posiadać nr PESEL pozwanego.

Jak napisać pozew o zapłatę? Wybieramy właściwy sąd

Ogólną zasadą jest, że pozew o zapłatę kieruje się do sądu, w którego okręgu miejsce zamieszkania (siedzibę) ma pozwany. W przypadku spraw przeciwko przedsiębiorcy przepisy dopuszczają również wniesienie pozwu do sądu, w którego okręgu znajduje się zakład główny lub oddział, jeżeli roszczenie pozostaje w związku z działalnością tego zakładu lub oddziału.

Dodatkowo w przypadku pozwu o zapłatę należności, strony mogą w umowie określić, jaki sąd będzie właściwy. Często w umowach znajduje się postanowienie, według którego sądem właściwym do rozpoznania sporów wynikających z umowy jest sąd właściwości, np. wykonawcy. Można zatem z góry określić, że tylko 1 (lub kilka) sądów będzie właściwych. Wtedy pozew nie może być złożony przed sąd właściwości pozwanego, a przed sąd wskazany w umowie.

Po ustaleniu właściwego sądu według powyższych wytycznych, pozostaje jeszcze sprawdzić, czy sprawa powinna trafić do sądu rejonowego, czy okręgowego jako sądu I instancji. Aktualnie przepisy wskazują, że jeżeli wartość przedmiotu sporu (czyli dochodzona kwota) nie przekracza 75 000 zł, sprawę kieruje się do sądu rejonowego. Ponad 75 000 zł – do sądu okręgowego.

Czas na wybór odpowiedniego postępowania sądowego

Teraz przechodzimy do spraw trudniejszych – bardziej prawniczych. Otóż, musisz wiedzieć, że kierując pozew o zapłatę, masz do wyboru kilka postępowań sądowych:

1. Postępowanie upominawcze.
2. Postępowanie nakazowe.
3. Postępowanie uproszczone.

Jest jeszcze Elektroniczne Postępowanie Upominawcze, ale ten wpis nie odnosi się do pozwów wnoszonych w tym trybie.

Wybór postępowania sądowego zależny jest od rodzaju należności, jej podstawy prawnej i innych czynników. Jakiś czas temu napisałem artykuł o sądowej windykacji należności, w którym doradzałem, który rodzaj postępowania wybrać. Zapraszam do jego lektury:

Czytaj więcej:
Sądowa windykacja należności

Jak napisać pozew o zapłatę na formularzu urzędowym?

Jeszcze do niedawna (do 2019 r.) większość pozwów o zapłatę musiało być sporządzonych na tzw. urzędowych formularzach. Być może o nich słyszałeś. Formularze miały swoich zwolenników i przeciwników. Jednakże obecnie nie ma to większego znaczenia, bowiem obowiązek ich używania został zniesiony. Nie oznacza to jednak, że dalej nie można składać pozwów na „starych” formularzach. Tę informację dodaję dodatkowo, gdyby ktoś uważał, że przygotowanie pozwu na formularzu jest łatwiejsze. Może łatwiejsze nie jest, ale analizując rubryki w takim formularzu możemy zorientować się, jakie są konieczne elementy pozwu. Dla zainteresowanych odsyłam na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości, gdzie można znaleźć wspomniane formularze: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/formularze-pism-procesowych-w-postepowaniu-cywilnym

Jak napisać pozew o zapłatę?

Obecnie pozew o zapłatę możesz stworzyć w każdym edytorze tekstu (możesz zrobić to również odręcznie, ale nie polecam). Aby Twój pozew o zapłatę spełniał wszystkie wymogi formalne, najpierw musimy przeanalizować treść art. 126 kodeksu postępowania cywilnego, którzy brzmi następująco:

Każde pismo procesowe powinno zawierać:

1. oznaczenie sądu, do którego jest skierowane;
2. imiona i nazwiska lub nazwy stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników;
3. oznaczenie rodzaju pisma;
4. osnowę wniosku lub oświadczenia;
5. w przypadku gdy jest to konieczne do rozstrzygnięcia co do wniosku lub oświadczenia – wskazanie faktów, na których strona opiera swój wniosek lub oświadczenie, oraz wskazanie dowodu na wykazanie każdego z tych faktów;
6. podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika;
7. wymienienie załączników;

W dalszej części powyższy przepis wskazuje, że:

Gdy pismo procesowe jest pierwszym pismem w sprawie, powinno ponadto zawierać oznaczenie przedmiotu sporu oraz:
1) oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron albo, w przypadku gdy strona jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – adres do korespondencji wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
1’1) oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy przedstawicieli ustawowych i pełnomocników stron;
2) numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub numer identyfikacji podatkowej (NIP) powoda będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania lub posiada go nie mając takiego obowiązku lub
3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku – numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP powoda niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania.

Dodatkowo przepisy wskazują, że pisma procesowe (a pozew koniecznie) powinien zawierać określenie wartości przedmiotu sporu (czyli kwoty spornej).

Co jest ważne w powyższym wyliczeniu?

1. Nie możesz zapomnieć o wszystkich kwestiach formalnych, pozaprawnych, tj: podpis, dane Twoje i pozwanego itp. Jeżeli dane pozwanego będą niepełne lub na pozwie nie znajdzie się Twój odręczny podpis – sąd zwróci pozew lub wezwie do uzupełnienia braków formalnych.
2. W pozwie powinieneś dodać nagłówek, np. „POZEW O ZAPŁATĘ” – zdecydowanie ułatwi to procedowanie sprawy.
3. Każde twoje twierdzenie w pozwie powinno być poparte dowodem (więcej o tym piszę poniżej).
4. Oprócz załączenia załączników, musisz je po kolei wymienić.

Właściwa treść pozwu o zapłatę

Jeśli wszystkie powyższe punkty masz za sobą i zebrałeś wymagane informacje, możemy przejść do pisania właściwej treści pozwu:

1. Zacznij od określenia swoich żądań. Na początku pozwu zazwyczaj znajduje się standardowe zdanie: Wnoszę o zasądzenie od pozwanego kwoty X wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie.
2. W następnym punkcie należy dodać następujące wnioski:
   • o zasądzenie zwrotu kosztów procesowych od pozwanego wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie,
   • o przeprowadzenie posiedzenia przygotowawczego pod nieobecność powoda lub jego pełnomocnika, a także o przeprowadzenie rozprawy również pod nieobecność powoda. Dzięki temu sąd będzie mógł wydać korzystne dla Ciebie orzeczenie, bez wzywania Cię na rozprawę. (bez Twojej obecności na rozprawie)
3. Przedstaw swoje wnioski dowodowe. Muszą one obowiązkowo zawierać wskazanie wszystkich faktów, które chcesz udowodnić danym dowodem.
4. Uzasadnienie – teraz najważniejszy punkt całego pozwu. W tym miejscu należy wykazać, na jakiej podstawie prawnej opiera się dochodzone roszczenie. Uzasadnienie pozwu można porównać do pisania opowiadania. Musisz bowiem krok po kroku opisać Twoje relacje z pozwanym (dłużnikiem). Nie zaczynaj zatem uzasadnienia od zdania „Pozwany nie zapłacił mi 5000 zł za dostawę towarów.” Przedstaw wszystkie fakty chronologicznie i zrozumiale, aby sąd nie miał wątpliwości, jak wygląda stan faktyczny. Zacznij zatem od napisania kiedy zawarliście umowę, kiedy wykonałeś swoją część zobowiązania itp. (poniżej zamieszczam przykładowe uzasadnienie pozwu o zapłatę). Pamiętaj również, aby każde twierdzenie popierać dowodami.
5. Wymienienie załączników. Pisałem już o tym wyżej, ale przypomnę raz jeszcze. Na końcu pozwu należy wymienić wszystkie załączniki (np. pełnomocnictwo, dowody itp.) powołane w piśmie.
6. Nie zapomnij o podpisie.

Przykładowe uzasadnienie pozwu o zapłatę

Aby lepiej zobrazować, jak powinno wyglądać prawidłowe uzasadnienie pozwu o zapłatę, poniżej zamieszczam przykład:

Powód prowadzi działalność gospodarczą pod nazwą XYZ polegającą na świadczeniu usług marketingu internetowego na portalu Facebook.
dowód: wyciąg z CEIDG

Strony zawarły umowę na świadczenie usług marketingowych w przedmiocie obsługi profilu firmowego na portalu Facebook pozwanego w dniu 01.05.2020 r. Wynagrodzenie za ww. usługi w kwocie 1000 zł netto (+ VAT) miesięcznie miało być płatne z dołu do 10-ego dnia następnego miesiąca na podstawie faktury VAT. Termin płatności faktury miał wynosić 3 dni.
dowód: umowa z dnia 01.05.2020 r.

Powód wykonał usługę w maju 2020 roku i wystawił fakturę VAT  w dniu 01.07.2020 r. za usługi w maju 2020 r. i przesłał ją elektronicznie na adres e-mail pozwanego: xyz@mail.com
dowód: wiadomość e-mail z dnia 01.07.2020 r.

Pozwany nie zapłacił faktury pomimo kilkukrotnych monitów ze strony powoda.
dowód: wiadomości e-mail z dnia. 10.07.2020 r., 20.07.2020 r. oraz wiadomość SMS z dnia 21.07.2020 r.

Następnie w dniu 22.07.2020 r. powód wysłał do pozwanego przedsądowe wezwanie do zapłaty (odebrane w dniu 30.07.2020 r.).
dowód: wezwanie do zapłaty z dnia 30.07.2020 r. wraz z potwierdzeniem odbioru

Pomimo wielokrotnych monitów ze strony powoda, pozwany nie uiścił należności wynikających z zawartej umowy. Z tego powodu, złożenie pozwu stało się konieczne.

Jak napisać pozew o zapłatę? Opłaty sądowe

Po napisaniu pozwu o zapłatę, a przed wysłaniem go do sądu, koniecznie musisz jeszcze uiścić należną opłatę. Najlepiej najpierw obliczyć, ile będzie wynosiła opłata od pozwu, a następnie uiścić ją na rachunek bankowy (tzw. rachunek budżetowy) odpowiedniego sądu. Potwierdzenie przelewu powinieneś dołączyć do pozwu.

Wysokość opłat w konkretnym postępowaniu zależy od wartości przedmiotu sporu. Temat kosztów sądowych w zakresie windykacji opisałem w odrębnym artykule, który możesz znaleźć tutaj:

Koszty postępowania nakazowego, upominawczego i EPU

Jak napisać pozew o zapłatę? Podsumowanie

Teraz zostało już tylko przygotować 2 egzemplarze pozwu i wszystkich załączników (do sądu oraz odpis dla pozwanego) i całość wysłać do odpowiedniego wydziału sądu listem poleconym. Wprawdzie możliwe jest wysłanie pisma do sądu za zwrotnym potwierdzeniem, ale z całą pewnością wystarczy sam list polecony.